【フレームワーク】業務の改善と効率化に「PDCAサイクル」

ecoslymeです。

 

皆さんは会社でPDCAを回せ、と言った言葉を聞いたことはないでしょうか。

社会人の方では、初めて聞いた方はおそらくいないと思います。

 

それほどまでに有名なフレームワークですが、言葉だけ知っていて中身は実はあまり知らないという人も中にはいるのではないでしょうか?

とりあえず、PDCAを回しますとか言っておけば大丈夫。

 

そんな言葉になりかけていると思います。

 

この記事では、そのPDCAとは一体どんなものなのかについて、詳細にご紹介していきたいと思います。

 

 

業務の改善と効率化に「PDCAサイクル」

それでは早速、PDCAサイクルについてご紹介していきます。

 

PDCAは以下の単語の頭文字を取っています。

 

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Act(改善)

 

この順番で、業務改善を行っていくという流れになります。

1950年代から使われている定評のあるフレームワークです。

 

この4つのステップを何回も繰り返すことによって、業務が改善されていきます。

 

ISO9001(品質マネジメントシステム)、ISO14001(環境マネジメントシステム)という品質管理の国際基準にもPDCAは採用されています。

 

PDCAを何回も繰り返すことで、より品質の高い業務へと改善されていきます。

 

PDCAの意味

PDCAの各々の意味について説明していきます。

 

Plan(計画)

まずは目標を設定し、計画を考えていきます。

 

可能な限り現実的で、実現性が高いものに設定します。

具体的な数値を設定できれば、評価(Chech)がしやすいです。

 

目標が曖昧にならないために、5W2Hを考えていきます。

5W2Hは物事を計画的に進める際に用いられる確認事項となります。

 

誰が(Who)、いつ(When)、どこで(Where)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)、いくらで(How much)行うか

 

目標達成のためにかかるコストがどれほどかかるか(How much)を忘れずに考えて下さい。

 

Do(実行)

次に、計画に沿って業務を実行していきます。

 

この時、評価(Check)がしやすいように、実行にかかった時間など数値化できるものは数値化しましょう。

 

数値化できないものは活動記録を残しましょう。

ですが、記録者によって主観が入ってしまわないように基準を考えておきましょう。

 

業務効率化を考えているのに余計な手間が増えてしまうと考えて、何もデータを取らないと次回のPDCAで何も発展しなくなってしまいます

 

そのため、必要なコストと考えましょう。

 

Check(評価)

次に実行された事項が計画に沿って行われたかどうか、目標を達成できているかどうか評価します。

 

ここが一番重要な部分かと思います。

定量的な評価は分かりやすいですが、定性的な評価(作業記録など)であればどのように解釈するかがセンスが問われてくる部分です。

 

なぜ計画通りに実行できなかったか、なぜ目標が達成できなかったかの要因を分析していきます。

 

また、利用した指標(評価項目など)が正しかったかも一緒に考えていきます。

他に有用な指標がないのか、この指標は必要ないのではないかということも考えます。

 

Act(改善)

次に上で評価した内容を加味して、取捨選択を行っていきます。

 

良かった点は継続して行い、悪かった点はどのようにして改善していくか考えます。

 

そもそもこの計画を続けていくのか、という大枠も考えていきます。

改善を考えていくにあたり、実行のステップで取っていた作業記録や数値の記録が必要になることが分かるかと思います。

 

これは、作業者にヒアリングをしても良いでしょう。

ですが、作業者は下手をすれば自分の作業しか知らない場合があるため、客観的に話を聞くことが必要です。

 

作業している本人は、このようにすれば良いのにということを肌に感じているかもしれません。

つまりは現場を知るということも一つの良いアイデアということです。

 

作業員のアイデアと、自分で考えたアイデアを選択肢として、その中から最も実現性の高いアイデアを採用して次のPlan(計画)へ繋げていきます。

 

ここで終わりではなく、次のPlanに繋げていくことを忘れないでください。

ここで終わってはただの自己満足であり、現状分析に終わるだけで何も改善されません。

 

PDCAのメリット

PDCAメリットについて述べていきます。

 

何といってもシンプルなフレームワークで実行がお手軽ということでしょう。

あまり意識せずとも各々勝手に行っているフレームワークでもあると思うので、実行するにあたり抵抗感も薄いです。

 

数値化する作業が挟まるので、自分や相手の能力を客観視することもできます。

これはやる気のある人にとっては、自分がどれだけ頑張っているかが見える化するのでやる気がでます

 

また自分の業務だけに限定すれば、一人で行うことができます

 

PDCAサイクルの例

それでは、具体的にPDCAサイクルの例を考えてみましょう。

 

伝票入力業務の改善について考えていきます。

目標として一人当たりの伝票入力時間の短縮を考えます。

 

PDCAサイクル内容
Plan(計画)
  • 伝票入力時間を短縮する
Do(実行)
  • 伝票件数、伝票入力時間、伝票の内容を記録する
Check(評価)
  • 伝票の内容でカテゴリ分けする(ユーザー、国内・海外、諸勘定などの切り口を考える)
  • カテゴリ毎の伝票入力時間、件数を算出する
Act(改善)
  • 単純な伝票入力業務をRPA化する
  • 優秀な伝票入力者の人事考課を高評価にする
  • 伝票入力者の得手不得手を把握し、業務を交換する

 

以上のようにPDCAを何回も繰り返していきます。

もちろん、上のケースは一例なのでケースバイケースです。

 

自分の業務に照らし合わせて考えてみましょう。

 

なお、RPAについてご興味のある方は、当ブログの画面上部にあるカテゴリ「RPA(WinActor)」をご覧ください。

単純業務の効率化に非常に便利なツールになります。

 

最後に

 

いかがでしたか?

 

PDCAの意味についてより理解できましたでしょうか?

 

評価項目を考えていくということは、自分が上司になった時に指標として使えるものですので、若いうちからでもその考え方は身につけておくべきものです。

 

例えば今あるデータだけでも伝票の件数データは取れますし、残業時間も参考になります。

現時点でもデータとして使えるものは身近に散らばっていたりします

 

PDCAサイクルを回すと同時に、自分の思考も成長させていきましょう。

 

PDCAと似たような考え方で、OODAというものがあります。

ぜひ以下の記事をご覧頂ければと思います。

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他の主要なフレームワークについては、以下の記事にまとめていますのでご覧下さい。

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