【フレームワーク】優先順位決定に使える「緊急度/重要度マトリクス」

ecoslymeです。

 

仕事をしている時、急に舞い込んでくる仕事ってありませんか。

ただでさえ仕事がたまっているのに、次から次に仕事がきてしまい、何から手をつけて良いか分からなくなってしまう。。。

 

一体どのようにして優先順位をつければ良いの?

 

この記事では、課題の優先順位を決める際に便利な「緊急度/重要度マトリクス」についてご紹介させて頂きます。

 

実は今まで手をつけてきた課題の順番って正しくなかった?

そんなことを考えながら読んで頂ければと思います。

 

 

優先順位の決定で使う「重要度×緊急度マトリクス」

それでは早速、重要度×緊急度マトリクスについてご紹介していきます。

 

このフレームワークは、重要度緊急度の2軸を設定し、重要度の高低と緊急度の高低の4つの象限を設定します。

 

上のようにA〜Dの象限ができます。

 

  • A:重要度()、緊急度(
  • B:重要度()、緊急度(
  • C:重要度()、緊急度(
  • D:重要度()、緊急度(

 

具体的に例を記入していきます。

 

自分自身のマトリクス表を作成しましょう。

他人と同じ課題を持っていても、A〜Dの別の場所に入る事が十分にあり得ます。

 

逆に、この機会に本当にこの課題は重要度は高いのか、と自問自答してみましょう。

課題の整理を行うこともできます。

 

「重要度×緊急度マトリクス」の優先順位

それでは、優先順位について見ていきましょう。

 

A優先順位1位で、D優先順位4位ということは直感的にも皆さんも分かるかと思います。

Dに関しては、もはや対応しなくても良いかもしれません。

 

では、BとCではどちらの方が優先順位が高いのでしょうか?

 

一般的には、優先度は「A ⇨ B ⇨ C ⇨ D」の順と言われています。

 

ですが実際の現実問題として相手がいる業務でああれば、緊急度が高ければ重要度の低い案件でも鬼のように相手からプッシュが来るでしょう。

 

相手は、緊急度と重要度の高い案件と認識している可能性があります。

 

つまり、実務上の優先度は「A ⇨ C ⇨ B ⇨ D」の順となります。

理想と現実の乖離の部分です。

 

C:重要度()、緊急度()への対処方法について

それでは、「C:重要度()、緊急度()」の案件への対応方法について考えていきましょう。

 

結論から申し上げると、Cの課題はAの課題の次にすぐに対応してしまいましょう。

まず、精神衛生上よくありません。

 

相手からプッシュされてくるので、正直その対応にかける時間が累積してくるとあまりにも無駄になってしまいます。

特に日本の場合、噂好きが多いので「あの人は仕事をしてくれない」とネガティブの情報が流れてしまいます

 

特に相手にとっては、緊急度が高く重要性が高いと考えている案件かもしれません。

塩対応した時に買ったその恨みは、今後結構怖いかもしれません(笑)

 

B:重要度()、緊急度()への対応方法について

次に、「B:重要度()、緊急度()」の案件への対応方法について考えてみます。

 

私は、ここが一番重要なポイントだと思っています。

 

緊急度が低いので、主体性が求められる案件が多いのではないでしょうか?

見方を変えれば、一番自分を成長させてくれる課題だと考えられます。

 

直近で対応していなくても特に怒られないけれども、うまく仕上げると非常に評価を高く貰える課題の場合が多いと思います。

時間があるので考える時間が十分にあります。

 

仕事が出来ない人はこのB案件を眠らせておき、直前になり「A:重要度()、緊急度()」に変化してからようやく手を付けていっているように見えます。

 

周りから見ると、どうして今まで何もしてなかったんだ、と反感を買うかもしれません。

この対応に対しては、ネガティブな印象を持つ人が多数なのではないでしょうか。

 

まとめ

それでは、以上の内容をまとめます。

 

 

重要度緊急度特記事項
A
  • 一番最初に対応する
B
  • 一番自分を成長させられる領域。主体性が求められる
  • 緊急度が高くなってAに変化するまで放置しない
C
  • 2番目に対応する
D
  • 対応不要であれば対応しない

 

上の章で、実務上の優先順位について申し上げましたが、「A ⇨ C ⇨ D」の順で対応している人が実は多いのではないでしょうか?

 

あれ、Bがない…?

 

つまり、BがAに変化してから対応し始める。

Cの次は本当はBの課題に取り組むべきところを、緊急度も重要度も低いDの課題にいっていませんか?

 

Dの課題の方がCの課題よりも時間がかからずに対応できるため、先にDの案件に取り組んでしまう。

 

Dの案件複数に対応していると夕方になってしまい、今日は疲れたからCの課題は明日にしよう。

その繰り返しとなってしまっていないでしょうか?

 

逆にCの課題に取り組んで、疲れてきたらDの課題に移行した方が実は効率よくありませんか?

今一度、ご自分の課題について整理してみましょう。

 

最後に

 

いかがでしたか?

 

重要と思われることって実はよくよく考えると重要ではない可能性があります。

自分だけが重要と思っているけれども、他人(要求している相手)からするとそれほど大した案件でないこともあります。

 

Dの課題については、いっそのことやめてしまうことも一つの手です。

逆に相手が非常に困るようであれば、それは重要度の高いBの案件なのかもしれません。

 

時間は有限です。

評価されない課題に取り組む時間をたくさん取ってしまっていて、評価されるべき課題に時間を割けていないようであれば今一度自分のタイムシェアを見直してみましょう。

 

他の主要なフレームワークについては、以下の記事にまとめていますのでご覧下さい。

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