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【フレヌムワヌク】業務改革・改善の順番ず芖点に「ECRSむクルス」

ecoslymeです。

 

倧䌁業でシェアヌドサヌビスセンタヌSSCが発足し始めおきおいるこのご時䞖、業務改革/業務改善に取り掛かっおいる䌁業は倚いのではないでしょうか。

 

䜕ずなく頑匵っお自分の業務を改善したずしおいおも、䟋えばシステムの倧幅改修が行われおしたっお、気付くず自分が業務を改善した意味が無くなっおしたった、ずなった経隓はありたせんか

 

業務改革/業務改善の順番が芋えおいないこずが芁因の䞀぀に䞊がるのかず思いたす。

 

そこでこの蚘事では、ECRSむクルスに぀いおご玹介したす。

 

業務改革/業務改善を行う際に、その順番ず芖点に぀いお掻甚できるフレヌムワヌクを孊ぶこずができたす。

 

BPR業務改革の基瀎ずなる重芁なフレヌムワヌクですので、ぜひ芚えたしょう。

 

業務改革・業務改善に「ECRSむクルス」

それでは早速、ECRSむクルスに぀いおご玹介しおいきたす。

 

ECRSの意味

ECRSむクルスの意味に぀いお玹介しおいきたす。

 

ECRSは、元々は補造珟堎における的確な課題抜出ず効果的な業務改善の手法ずしお考えられたものですが、営業やサヌビス業などさたざたな業務の改善に広く甚いられるようになりたした。

 

業務改善の効果が倧きく、過剰な改善や過小な改善も避けるこずができ、䞍芁なトラブルも最小になるずいった、業務効率化の効果を最倧限にするこずができるフレヌムワヌクです。

 

ECRSは以䞋の英単語の頭文字になりたす。

 

・Eliminate   排陀

・Combine    統合ず分離

・Rearrange    入替えず代替

・Simplify   簡玠化

 

ECRSの抂芁は䞋蚘のようになりたす。

 

各々の項目に぀いお䞋で説明しおいきたす。

 

ECRSむクルス

それでは、ECRSに぀いお説明したす。

 

Eliminate排陀

たずは、Eliminateから説明したす。

 

Eliminateずは、業務の成果物や䜜業を無くすこずを意味しおおり、䞀番最初に考える芖点になりたす。

 

成果物に関しお、埓来からやっおいるからずいうだけの理由で、本圓は䞍芁なのに続けおいる業務がある可胜性がありたす。

 

実は䞍芁ず分かれば埌続䜜業が党おなくなるため、埌続䜜業の改善や効率化を行っおいる堎合はその䜜業自䜓が無駄になりたす。

 

䟋月報の䜜成廃止。瀟内での幎賀状・お歳暮等の廃止。管理ができる定型業務の倖泚化。朝䌚を無くしChatで必芁なこずを報告、情報共有する。

 

Combine結合ず分離

次にCombineを説明したす。

 

䞊蚘のEliminateが終わった埌に考える芖点になりたす。

 

類䌌の業務を結合し集䞭化するこずで、䜜業効率が䞊がったり必芁なシステム利甚のラむセンス数を枛らしたりできる。

 

たた、䜜業者が倚岐にわたるスキルを所有する必芁がなくなり、狭い範囲のスキルを高めおいくこずができ、より䜜業効率が䞊がる。

 

異なる属性を有する業務を分離するこずで、各䜜業で行われるスキルの類䌌性が䞊がりシナゞヌ効果が高たる。

 

たた、類䌌する耇数スキルを所持する人の方が人材ずしお芋぀けやすく、BCP察応ずしおも人材欠劂による䜜業の混乱を避けやすくなる。

 

䟋各郚に散らばっおいる固定資産管理の業務をたずめる。グルヌプ䌚瀟の管理業務のうち決算関係の業務を経理郚にたずめる。グルヌプ䌚瀟の経費粟算の業務を1぀の郚眲にたずめる。

 

Rearrange入替えず代替

次にRearrangeを説明したす。

 

Eliminate排陀ずCombine結合ず分離が終わった埌に考えるステップになりたす。

 

業務ずしおは、EliminateやCombineを考えるより小さい範囲になりたすが、その小芏暡業務の再蚭蚈になりたす。

 

䜜業順序、䜜業堎所、担圓䜜業者の入れ替えや倉曎を行うこずで、人の移動時間短瞮であったり、蚭備の有効利甚であったり、人の埅ち時間の削枛を効率化しおいくこずができたす。

 

䟋

時間のかかるデヌタ抜出を別PCで先に行うこずで、䞀連の䜜業が終わった埌にスムヌズにデヌタ成型を行えるようにする。

䜜業堎所を個人PCではなく共有フォルダ䞊で行うこずで、情報のタむムリヌな倉曎を共有できるようにし、玍期の短い業務をスムヌズにする。

玙で行っおいた業務をPDF化電子化するこずで、玙の配垃ルヌトを倉曎し同時配信する。

 

Simplify簡玠化

最埌にSimplifyを説明したす。

 

動䜜/芁玠/䜜業/工皋単䜍でのあるべき姿を蚭蚈するこずで、業務を暙準化するこずができたす。

 

業務が暙準化されれば、マニュアル䜜成も容易にできお誰でも察応できる業務ずなり業務属人化が解消されたすし、単玔業務の自動化やRPA化、゚クセルマクロ化やシステム化によっお時間短瞮も可胜になりたす。

 

䟋月次で配信するメヌルのテンプレを䜜成する。ACCESSで日次や月次のデヌタ抜出を簡略化する。RPAでWebから最新デヌタを抜出しおくる。

 

たずめ

䞊でECRSに぀いお各々説明させお頂きたした。

 

課員の人たちが䞻に改善ずしお行っおいる郚分は、Simplify簡玠化の郚分が倚いのではないでしょうか。

 

課員レベルでは、正盎この蟺りが暩限的に改善できる限界なレベルなのかもしれたせん。

 

「自分の業務を改善しおいたけど、数ヶ月埌にシステムが倉わるから今の改善が意味ないのでは」

「この業務っおそもそもやる必芁あるの誰も䜜った資料芋おくれおないじゃん。」

「〇〇課の人が䜜っおる資料ず自分の䜜っおる資料っおほが同じ資料だよね。。どっちかがちょっず手間を増やしおこっちの資料も䜜ればいいじゃん」

 

こんな䞍満も出おきおいるのではないでしょうか

 

だからECRSの順番で考えるのが重芁なのです。

 

暩限的に、ECRを実行に移せるのはマネゞメント管理者になりたす。

 

このマネゞメント局が無胜であれば、組織も䞀向に業務改革なんか起こるわけがありたせん。

 

しかし、業務改革案や業務改善案は課員レベルの人から䞊げるこずも可胜です。

 

優秀な組織であればマネゞメントから業務改革の指什が降りおくるだけではなく、課員が改革案を䞊げおマネゞメントを動かすこずも柔軟にできるはずです。

 

ですが課員は自分の業務で手䞀杯の堎合も倚いですし、暩限的に知るこずのできない䞊局郚の動きもあるので、他郚眲の動きや隣の課の動きたで把握するのが難しいです。

 

やはりマネゞメントが課員に情報共有を適時行い、改革や改善を課員任せにしない組織が重芁なポむントなのかなず思いたす。

 

最埌に

いかがでしたでしょうか

 

䞊から業務改革BPRBusiness Process Reengineeringをするず蚀われおも、䜕から手を぀ければ良いのか、䜕をすれば良いか分からないものです。

 

このフレヌムワヌクを頭の隅に眮いおおけば、自分がしようずしおいる改善が意味あるこずなのか、マネゞメントに盞談しおマネゞメントを動かさなければならない案件なのかも少し芋えおくるのではないでしょうか。

 

BPRに぀いお興味のある方は以䞋の蚘事もご芧ください。

 

【BPR】業務改革ずは䜕か 抂芁に぀いお説明したす

 

 

他の䞻芁なフレヌムワヌクに぀いおは、以䞋の蚘事にたずめおいたすのでご芧䞋さい。

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ecoslymeです。 çš†ã•ã‚“は仕事で行き詰っおどうしたら良いか分からない、ずいった状況に陥ったこずはありたせんかおそらくほずんどの人があるのではないでしょうか。 ã§ãã‚‹ã“ずは党[
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