【エクセル】ピボットテーブルで上手くグループ化をする方法

ecoslymeです。

 

エクセルExcel)のピボットテーブルでグループ化を行いたいとき、どのようにすれば良いかすぐに分からないことはありませんか?

 

困っている人
ピボットテーブルのグループ化のやり方がよく分からない
困っている人
ピボットテーブルで「その他」の項目を上手く作れない

 

そもそもピボットテーブルのグループ化の仕方が分からないとか、ピボットテーブルでグループ化した項目が他の同じ名前の項目に影響を与えてしまい、どうすれば良いかわからない。

 

行や列を非表示にする「グループ化」と違い、似たような項目をグルーピングする「ピボットテーブルのグループ化」は別物と思ってください。

 

同じ「グループ化」という名前なので紛らわしいですが、機能は別物です。

 

この記事では、ピボットテーブルのグループ化の方法と、上手い使い方についてご紹介します。

 

元データと結果

<パターン1>通常のグループ化

 

<パターン2>「その他」を入れたグループ化

 

エクセルのピボットテーブルでグループ化をする方法とメリット

それではまず、エクセルのピボットテーブルでのグループ化がどのようなものか説明します。

 

  • ピボットテーブルのグループ化について
・まとめたい項目をグループ化できる
・あまり重要ではない項目をまとめて「その他」にできる

 

ピボットテーブルのグループ化を行うと、ひとまとめで見たい項目をまとめてくれます。

 

ピボットテーブルの使用方法が分からない人は、まずは以下の記事をご覧ください。

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まず、以下のようにピボットテーブルを作成してみます。

 

なお、ピボットテーブルの「デザイン」タブでは、以下のようなデザイン形式にしています。

<デザイン>

・小計:小計を表示しない

・レポートのレイアウト:表形式で表示

 

  • グループ化をしていないピボットテーブル

 

表を見ると分かりますが、A社ではX工場とY工場に別れてしまっています。

 

データ分析にあたって、A社のX工場とY工場を一緒にしてみたい時があると思います。

そんな時に便利なのが、「ピボットテーブルのグループ化」です。

 

この2つの工場を1つにまとめて、A社グループとしてみたいと思います。

 

  • ピボットテーブルのグループ化の手順

・グループ化したい項目を選択 ※Ctrlを押しながらであれば、飛び飛びに複数選択が可能

・「ピボットテーブル分析」タブを選択

・「グループの選択」をクリック

 

 

 

すると、A列に新たな列である「売上先2」が表示されるようになりました。

 

「グループ1」というグループも新たに発生しています。

 

この「グループ1」の名前を変更してみましょう。

 

 

すると、「A社 X工場」と「A社 Y工場」を「A社グループ」とグループ化することができました。

 

同様に、B社もC社も名前を変更してみましょう。

 

この時にポイントなのは、A列の「売上先2」の方でグループ化するのではなく、B列のもともとあった列項目(売上先)の方の項目名を選択することです。

 

A列の「売上先2」の方で、B社とB社 Z工場を選択してグループ化してしまうと、「売上先3」という新たな列が生じてしまうのでダメです。

 

「グループ2」という項目が発生するので、同様に名前を変更していきましょう。

 

逆にC社の場合は、1つしか項目がないので、グループ化することができません。

(A列「売上先2」から名前を変更することは可能です)

 

名前を変更すると以下のようになります。

グループ名も変更可能です(「売上先グループ」へ変更)

 

ですが、まだ数字がX工場、Y工場と別れて表示されてしまっているので、これではグループ化の意味がありません。

 

最後に、元々あった「売上先」の列(下表の赤枠)を削除しましょう。

ピボットテーブルのフィールド「行」から、「売上先」を削除すればOKです。

 

非常にすっきりした表にすることができました。

 

ここまで出来れば、データを効率よく分析していくことが可能でしょう。

 

ピボットテーブルのグループ化の解除をする方法

ピボットテーブルのグループ化で「売上先グループ」というグループを作成しましたが、この「売上先グループ」を解除したい場合についてご説明します。

 

グループ化を解除したい項目を選択した後(例ではA社グループのみ)、「ピボットテーブル分析」タブの「グループの選択」から「グループ解除」をクリックすればOKです。

 

 

すると、A社グループだけ、グループ化が解除されました。

 

ピボットテーブルのグループ化を上手く利用する方法

上までの方法でデータの分析が出来ればそれで良いのですが、項目数が非常に多い場合、「その他」という項目を利用したい場合があります。

 

また上の例の場合、A社とC社への売上商品に同じ項目名があり、これをグループ化してしまうと不具合が生じてしまいます

 

正直なところ、その不具合を上手く自動でグループ化できる方法はありません(私が知らないだけかもしれませんが)。

 

ですが、上手い方法で回避できますので、是非お困りの方は最後まで記事をご覧ください。

 

C社グループだけに対して、商品Tと商品Uを「その他」という名前に変更したいとします。

 

上で紹介したピボットテーブルのグループ化の手順と同じように、商品もグループ化を実行します。

 

すると、C社グループの商品TとUは「その他」となりましたが、B社グループにあった商品Tもグループ化につられて「その他」となってしまいました。

 

B社では商品 Tは主力商品だから、「その他」にしたくない場合はよくあるのではないでしょうか。

 

そのため、グループ化を上手く行う方法をご紹介します。

 

この現象を解決するには、元データをいじる必要があります。

 

<元データ>

 

元データで、以下のようにD列を追加します。

 

<元データへの追加>
・「売上先&商品」という列を挿入する
・数式で「=B2&C2」と設定し、売上先と商品の文字をくっつける

 

D列を追加して、数式を入力すると、元データは以下のように変わります。

この形であれば、同じ商品であっても、売上先の名前で区別されます。

 

その後、ピボットテーブルにこの「売上先&商品」の項目を追加して、グループ化すれば良いです。

 

形は不恰好になってしまいますが、やりたい分析をできる形にすることができます。

 

D列の商品を一つずつフィルターして、C列の売上先&商品を地道にグループ化していきます。

 

地道にグループ化を実施していくと、以下のように「売上先&商品 2」のグループを好きな形にグループ化できています。

 

その後、「売上先&商品」と「商品」の項目をフィールドリストから削除すればOKです。

 

 

以上で、ピボットテーブルで分析したい形へ変形させることができました。

 

(グループ化を地道にやっていかないといけないので、正直なところあまりお勧めはしません)

 

最後に

ベクター 散歩

いかがでしたでしょうか。

 

ピボットテーブルでグループ化をうまく利用できれば、非常にすっきりした表を作成することができます。

 

表に余分な情報を入れないことで、意思決定する人が容易にデータを読み取ることができます。

 

元データを工夫することで、その後のデータ加工の手間が大きく変わることがあるので、データの持ち方は常に意識できるようにしましょう。

 

今あるデータを加工するだけではなく、元データの理想形を考えていくと、日々良い頭の体操になります。

 

是非、使えるデータを生み出せる人になっていきましょう。

 

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