【エクセル】表示形式 日付、曜日 月間・年間スケジュール表作成用

ecoslymeです。

日々の業務の中で、スケジュール表毎月更新もしくは毎年更新することってありませんか?

昨年度のエクセル(Excel)のスケジュール表を使い回したはいいけれども、年度が違えば曜日が変わっていて、その曜日を修正し忘れて提出してしまい周りの人を混乱させてしまったという経験はないでしょうか。

1年は365日ですので、7日で割ると52週余り1日。この1日のせいで1年経過するごとに曜日が1つ後ろにズレてしまいます。例えば、2018年の6月1日が”金曜日“であれば、2019年の6月1日は次の曜日の”土曜日“となります。

この記事では、そういった資料の使い回しによる更新で、曜日も一緒に更新させる方法を紹介しつつ、表示形式で覚えておくべき機能をご紹介させて頂きます。

そもそも、エクセルで日付の設定方法が分からないという方も必見です。

この機会に、便利なスケジュール表作成の方法をマスターしてしまいましょう。

 

完成系

 

表示形式 日付、曜日の設定

例えば、下記のような月間スケジュール表があったとします。

行事に関しては、毎月同じ営業日に行うものとします。そういう場合が多いことを想定して説明させて頂きます。

これを毎月分作成するのって面倒ですよね。楽に設定できるようにしてしまいましょう。

 

日付の設定

新しいワークシートで作成します。

日付に関しては、「2019/6/1」とA2セルへ入力して下さい。

 

これを、「1日」と表記したいと思います。

対象のセルを右クリックして「セルの書式設定」を選択して下さい。

なお、「Ctrl + 1」というショートカットキーも利用できます。

 

セルの書式設定で「表示形式」タブの「日付」から、「3月14日」を選択し、OKをクリックして下さい。

 

ちゃんと「6月1日」と表示されました。

なお、上記図の「種類」というところで、お好きな日付を設定することができます。

 

しかし、これでは「1日」と表記することができません。

そこで、「分類」にて、「日付」からマウスを使って「ユーザー定義」をクリックして下さい。

※この時、他の分類項目をクリックしてはいけません

 

画面中央にある「m”月”d”日”;@」のうち、「m”月”」を削除して、「 d”日”;@ 」として下さい。

            ⬇︎

 

その後、 OKをクリックしてもらえれば、「1日」と表記されます。

 

曜日の設定

次に曜日の設定を行います。

ここがポイントになります。

B2セルに「 =A2 」と入力します。

 

以下のようになります。これを曜日に変更します。

 

上と同様に、「セルの書式設定」(Ctrl +1)の画面を出して下さい。

以下のように、種類が「yyyy/m/d」となります。

 

この種類を「aaa」と書き換えて下さい。

 

すると、ちゃんと曜日に書き換えてくれました。

 

なお、「種類」には以下の表記方法がありますので、お好きなスタイルに設定して下さい。

1つのセルで日付と曜日を設定することも可能です。

種類表示結果
aaa
(aaa)(土)
dddSat
(ddd)(Sat)
ddddSaturday
yyyy/m/d(aaa)2019/6/1(土)

 

定期行事の設定

次に、定期行事の設定を行います。

毎月、以下の営業日に行事があるとします。なお、土日が休日の会社を想定しています。

営業日行事
2営業日伝票修正
5営業日営業会議
9営業日在庫会議
12営業日マーケティング会議
最終営業日月末会議

 

これらの行事を毎月のスケジュール表に設定したいと思います。色々とやり方はあると思いますが、今回は以下の方法で実行します。

別の列で以下の表を作成してみてください。

 

F列に、具体的なその月の日付を持ってきます。

F2セルには以下のように数式を入力します。WORKDAY関数を使用します。

「 =WORKDAY($A$2,E2) 」

ポイントとしては、”A2″を”$”で固定することです。セル内で”A2″を選択してからF4ボタンを1回押すだけで自動的に”$A$2“と変換されます。

このまま下へコピペして下さい。セルの書式を「日付」にすることを忘れずにお願いします。

 

最終営業日に関しては、以下の数式を入力して下さい。

「 =WORKDAY(EOMONTH(A2,0)+1,-1) 」

これでその月の最終営業日を持ってきてくれます。

 

次に、Vlookup関数を利用します。

C2セルに以下の数式を入力して下さい。

「 =VLOOKUP(A2,$F$2:$G$6,2,FALSE) 」

 

ポイントとしては、”F2:G6″を”$“で固定することです。

Vlookup関数では、参照される表は基本的に“$”で固定します。

 

E〜G列で入力していた内容を引っ張ってくるようにしています。

Vlookup関数について詳しく知りたい場合は、以下の記事をご覧下さい。習得必須の関数になります。

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A2〜C2セルをそのまま下までコピペして下さい。

以下のようになりましたが、「#N/A」が邪魔です。。。

さすがにこれでは資料提出はできません。

 

そこで、次はこの「#N/A」が出てこないように設定します。

C2セルへ戻り、以下の数式へ書き換えて下さい。

何をしているのかというと、先にあった数式を「=IFERROR(         ,””)」という数式で挟んだだけです。

これは色々な場面で使える関数ですので、これを機に是非覚えてしまいましょう。

「 =IFERROR(VLOOKUP(A2,$F$2:$G$6,2,FALSE),””) 」

赤字部分は変更していません。

 

 

下に同じようにコピペしていくと、以下のようにスッキリ表示されました。

 

7月分に更新したい時は、簡便的な方法ではA2セルの「2019/6/1」⇨「2019/7/1」と変更して下にコピペする方法です。

  

 

月の変更を簡単に行う方法

更に月の変更を簡単に行いたい場合について、補足説明します。

I1セルとJ1セルに表示したい年と月を入力できるようにしておきます。

K列には1〜31の数字を入力しておきましょう。「Ctrl」を押しながら下へコピーしていくと数字が1、2、3、、、と増えます。

※I1セル、J1セルは数式ではなく、自分で数字(表示したい月)を入力します

 

A1セルを以下のように数式を設定します。

「 =J1&”月” 」

 

次にA2セルに以下の数式を入力して、下までコピペすればOKです。

「 =DATE($I$2,$J$2,K2) 」

DATE関数について

=DATE ( 年 , 月 , 日 )

 

単純にDATE関数を使用しただけです。

赤枠の部分の数字を変更するだけで、A〜C列自動的に更新されるようになりました。

 

他にも色々と方法があると思いますが、限りなくなってしまうので今回はこちらの方法でご紹介させて頂きました。

 

最後に

 

いかがでしたでしょうか。

今回の記事では月間スケジュール表の作成でしたが、もちろん年間スケジュール表の場合でも役に立ちます。

一度作ってしまえば、あとは数字を変更するだけなので、非常に便利です。

1ヶ月後や1年後に数式を思い出すなどの作業もないので苦痛にも感じず、引き継ぎも簡単にできます。

 

こういった本質的ではない単純な仕事は是非エクセルを利用して効率化してしまいましょう。

エクセルの便利な機能を覚えて、是非無駄な作業削減していきましょう。